调查显示高达 87% 的雇主尚未实现 I-9 表格的完全自动化核验，这使得他们在税务与移民合规方面面临重大处罚风险。与此同时，约 45% 的 HR 团队因为系统自动化不足而每月或每周需要修正 I-9 错误。

一、从例行文书到合规底线

Form I-9 是美国雇主必须为每位新员工完成的合法用工核验文件，用于确认员工身份与工作资格。
过去许多企业把 I-9 视为一份简单的“入职表格”，但如今，它已成为移民与劳工监管的重点审查对象。
根据 Symmetry 最新调查：

87% 的雇主尚未实现 I-9 核验自动化；

46% 的 HR 认为 Section 2（面对面核查）是流程中最大瓶颈；

45% 的团队 每月或每周都在修正表格错误；

43% 的雇主 在远程员工核查上遇到困难；

64% 的员工 表示在手机或家中填写 I-9 时存在障碍。

在美国，DHS（国土安全部）已将违规罚金上调至 每项错误 288 至 28,619 美元，而雇主一旦被抽查，仅有 3个工作日 提交全部材料。任何细节缺漏，都可能触发调查和处罚。

二、为什么HR必须重视I-9验证

在北美的企业中，HR不仅是用工的执行者，更是合规的守门人。I-9 不仅关乎入职流程顺畅，更关系到企业合法经营资格。
常见风险包括：

表格填写不全、签名日期错误；

未按要求保存三年或离职后一年；

外派或混合身份员工文件不匹配；

未完成 E-Verify 提交或遗漏复核步骤。

这些错误往往源于人工操作或流程缺乏标准化。一旦被政府抽查，即使是“无意疏忽”，也会被视为“程序性违规（Procedural Violations）”，同样可能罚款。

三、远程与混合办公时代的挑战

疫情之后，越来越多的企业采用远程用工或混合模式，但 I-9 核查的法规要求仍然强调 雇主必须亲自或通过授权代表完成文件验证（Section 2 Review）。
这意味着：

远程员工的文件必须通过授权代理人完成面对面核查；

雇主需保留代理人记录以备审计；

数字化表格和移动端操作必须符合法规标准。

如果企业未建立清晰的远程审核机制，就极易在合规审计中“踩雷”。

四、合规靠意识，更靠系统

调查显示，99% 的雇主 表示愿意了解或采用自动化 I-9 工具。
这并非追求“高科技”，而是为了避免错误、提升准确性。

NACSHR 建议在美 HR 关注以下关键做法：

使用可靠的数字化核验工具（如 ADP、Gusto、Symmetry I-9 等），确保表格格式、签署与日期记录符合最新标准。

保持文件可追溯性：建立统一的 I-9 归档体系（电子或纸质），确保可随时导出并具备审计记录。

对远程员工设立明确流程：指定授权代表完成 Section 2 核查，并保存授权声明。

定期内部抽查：每季度或每半年由 HR 自检 I-9 完整性，及时纠正潜在风险。

培训与意识更新：让管理层与招聘团队了解 I-9 的法律要求与时间限制。

五、对在美中资企业的特别提醒

NACSHR 观察到，不少在美中资企业在设立初期更关注市场拓展与成本控制，对入职与用工合规重视不足。
在当前监管环境下，这种“先运营、后补文档”的做法极具风险。
企业负责人应：

把 I-9 流程纳入企业内部审计范围；

为 HR 配备合规工具与培训预算；

选用兼容多州法规、具备 E-Verify 功能的系统；

在公司政策中明确保存年限与审计责任。

合规的投入远低于罚款成本——一次被罚，可能抵掉整个HR系统预算。

六、对华人HR的三点建议

从执行者转为风险防控者
了解法规、建立流程、培训团队，是保护企业与职业声誉的关键。

保持学习与记录意识
每一份 I-9 都应有签署人、日期、文件类型、保存路径，确保任何时间都能追溯。

主动推动数字化管理
自动化不是炫技，而是避免遗漏与延误的必要手段。

I-9 不只是“入职表”，更是企业合法用工的防火墙。
对企业而言，忽视I-9风险的代价可能是罚金、信誉与签证资质；
对HR而言，熟悉并落实I-9流程，是在美国从业的基本功与职业保障。

NACSHR 呼吁所有在美企业HR：从今天起，检查你的I-9流程、更新你的工具、提升你的意识。
合规不是选择，而是底线。